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Divieto di controllo e conservazione illimitata di email sul lavoro

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Il Garante ha vietato il trattamento dei dati personali eseguito da una società sulle email aziendali dei dipendenti, in violazione sia della normativa privacy sia della disciplina lavoristica.

La società si limiterà ora a conservare i dati solo per finalità di tutela dei diritti nel giudizio pendente.

L’Autorità ha riscontrato, dopo la segnalazione di un dipendente, che i dati personali contenuti nelle email dei lavoratori sia in entrata sia in uscita, anche private, venivano trattati dalla società in modo illecito; infatti i dati raccolti in un biennio sono stati usati per contestare sia un provvedimento disciplinare sia il relativo licenziamento del dipendente, annullato poi in seguito dal giudice.

L’Autorità ha, inoltre, riscontrato varie violazioni, come la mancata informazione su finalità e modalità di raccolta e conservazione dei dati per ciò che riguarda la posta elettronica, non rilasciando né informativa né policy aziendale. La società, pur avendo l’obbligo di informazione nei confronti dei lavoratori sulle specifiche dei trattamenti effettuati, comprese le operazioni svolte dagli amministratori di sistema, ha tenuto un comportamento inidoneo; in più conservava i dati esterni in modo sistematico e le email dei dipendenti durante la durata del rapporto e anche dopo l’interruzione dello stesso, violando, così, i principi di necessità, proporzionalità e liceità dettati dalla normativa privacy.

Il Garante ha affermato che la società al posto di tali comportamenti illeciti, avrebbe potuto predisporre sistemi efficienti, nel rispetto della riservatezza dei lavoratori, predisponendo sistemi di gestione documentale in grado di selezionare i documenti che avrebbero dovuto essere archiviati.

Inoltre la sistematica e prolungata conservazione delle mail, la possibilità del datore di lavoro di accedervi per finalità non idonee, la memorizzazione a tempo indeterminato, permette il controllo sull’attività dei dipendenti, vietato dalla disciplina del settore che non autorizza verifiche indiscriminate e prolungate.

Il datore di lavoro, pur avendo il diritto di controllare che la prestazione e l’uso degli strumenti vengano attuati correttamente, deve salvaguardare la dignità e la libertà dei dipendenti.

A maggior ragione non può essere giustificata la raccolta delle mail in previsione di eventuali contenziosi; infatti la conservazione deve rifarsi esclusivamente a contenziosi in atto e non per ipotesi astratte.

Non è legittimo l’accesso la corrispondenza della società alle email in ingresso aziendale dopo il licenziamento del dipendente, poiché non conforme al principio di riservatezza; al termine del rapporto la mail deve essere disattivata attivando al suo posto altri account. L’autorità provvederà a valutare procedimenti amministrativi.

Doc. web n. 8159221

Data:29/03/18 Sito del Garante

 

 

 

 

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